一、查（借）阅流程

（一）校外查阅

1.已毕业学生查阅本人学籍档案

请填写《学生档案查阅申请表》（附件1），将表发至邮箱danganchaxun@xatzy.edu.cn，经档案工作人员审核后查阅。

2.委托他人查阅学生学籍档案

请提供委托人亲笔签名的授权委托书、委托人身份证复印件及代办人身份证原件。

3.校外单位查阅学生档案

请持单位介绍信（注明事由、学生姓名、查阅人身份）及查阅人身份证、工作证原件及复印件，经学生所在院系负责人签字并加盖院系公章后，到图书馆（档案馆）办理。

4.校外单位查阅档案

请持单位介绍信（注明利用目的、内容范围、查阅人信息）及查阅人身份证、工作证原件，填写《校外人员档案查阅申请表》（附件2），经档案形成部门负责人、图书馆（档案馆）负责人、分管院领导审批后查阅。涉及重要档案的，须报党委书记或院长审批。

5.境外组织或个人查阅档案

按国家有关规定办理，经审查批准后只能在馆内指定范围查阅，不得复制、不得外借。

（二）校内查阅

1.在校生查阅本人档案

请持本人有效身份证件和学生证办理。

2.学院各部门查阅档案

查阅本部门形成的档案，请按规定办理登记手续；查阅非本部门形成的档案，请填写《档案查阅申请表》（附件3），经查阅部门负责人签字并加盖部门公章，报图书馆（档案馆）负责人审批后查阅。

3.查阅党委会等重要会议记录及土地证等重要档案

请填写《重要档案查阅申请表》（附件4），经查阅部门负责人签字盖章、分管院领导审批（特殊情况报党委书记或院长）后查阅，仅限查阅与申请事项直接相关的档案内容。

（三）借阅档案原件

档案原件原则上不外借。确因工作需要外借的，须按以下规定办理：

1.一般档案

请填写《档案借阅申请表》（附件5），经借阅部门负责人签字盖章，报图书馆（档案馆）负责人审批后借阅。

2.重要档案（党委会记录、土地证等）

请填写《重要档案借阅申请表》（附件6），经借阅部门负责人、分管院领导及学院党委书记或院长审批后借阅。

二、查（借）阅须知

1.期限：一般不超过5个工作日；遇法定节假日，须在节假日前一天归还。确需续借的，到期前办续借手续。

2.档案馆有权提前催还，借用人须按时归还。

3.归还时工作人员当面检查档案完整性，确认无损后办理归还注销。如有损毁、缺页、涂改，会立即记录并上报。

4.档案如有遗失、损毁，要立即报告图书馆（档案馆），不得隐瞒。

5.涉密档案、珍贵档案及有特殊保管要求的档案一律不外借，仅限在图书馆（档案馆）内指定区域查阅。

6.借阅档案仅供本人需要，不允许外借。

附件：1.学生档案查阅申请表

2.校外人员档案查阅申请表

3.档案查阅申请表

4.重要档案查阅申请表

5.档案借阅申请表

6.重要档案借阅申请表

7.录取花名册查阅打印申请表

联系电话：88092118（工作日8:00-12:00 14:00-17:00）

西安铁路职业技术学院图书馆（档案馆）

2026年9月18日